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¿Cómo presentar la planilla del INS en Costa Rica?

Actualizado: 11 jun 2022

La planilla que se presenta todos los meses al INS (Instituto Nacional de Seguros) corresponde al reporte de empleados activos que están asegurados obligatoriamente a la póliza de Riesgo de Trabajo, que requieren aquellas empresas que realizan actividades comerciales en Costa Rica.


En la página web llamada RT virtual es donde los encargados podrán realizar el registro e ingreso a la plataforma, inclusiones de empleados y presentación de planillas. Esta aplicación ha sido desarrollada para navegar en Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.


Cuenta de acceso a RT Virtual

Al incluir el número de identificación y el correo electrónico, el sistema estará remitiendo el usuario y la contraseña para acceder al sistema. Si el usuario ya cuenta con el sistema INS en línea, dicha cuenta le sirve para ingresar a RT-Virtual.


Configuración del usuario

Al ingresar y dar click al número de póliza, en la barra vertical izquierda en la opción: Opciones de configuración es donde se dan los accesos al usuario que va a presentar la planilla.


Inclusión de empleados

Los registros de inclusión, se utilizan para el reporte de todos aquellos trabajadores de recién ingreso a la empresa. En aquellos casos donde el usuario requiera añadir varios registros de inclusión puede agregarlos de forma simultanea y finalizar el envío en una sola transacción. A continuación se detalla el formato de los tipos de identificación que pide cada campo.


TIPOS DE IDENTIFICACIÓN

  • CN: Cédula Nacionales.

  • CR: Régimen Excepcional, Refugiados.

  • DU: Documento Único,

  • DIMEX, DIDI. PT: Permisos de Trabajo, Salvoconductos.

  • NP: Pasaporte.

  • SD: Sin documentos

NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN

  • CN: 9 dígitos, sin letras.

  • CR: 17 caracteres, con letras.

  • DU: 12 dígitos, sin letras.

  • PT: 12 dígitos, sin letras.

  • NP: 11 caracteres, con letras.

  • SD: 14 dígitos NN99999999AAA9 (NN: país, 99999999: día, mes y año de nacimiento; AAA: letra inicial del nombre y apellidos, 9: consecutivo.

NÚMERO DE ASEGURADO

  • El número de asegurado de los nacionales es igual al número de cédula.

  • Número de asegurado de los extranjeros es un número asignado por la CCSS, por lo que caso de tener empleados extranjeros debe solicitarles que vayan a la clinica de su localidad y solicite dicho número para que pueda ingresarlo al sistema.

Registro de Planilla

Al ingresar al registro de planilla debe cumplir con los siguientes requisitos importantes:

  1. Tipo de planilla: Mensual, Adicional (sucursales), Inclusión, Sustituida

  2. Tipo de Jornada: Tiempo completo (08 hrs diarias), Medio tiempo (04 hrs), Ocasional por días (15 días), Ocasional por horas (máximo 102 hrs por mes).

  3. Importante en observaciones aclara:

  • Entró en el mes

  • Salió en el mes

  • Entró y salió en el mes

  • Incapacitado por C.C.S.S. o I.N.S.

  • Licencia sin goce de salario

  • Licencia por maternidad (50% salario)

  • Ajuste meses anteriores

Para los campos relacionados con el correo electrónico y el número de teléfono, si el patrono no cuenta con la información del trabajador corresponderá completar estos espacios con los datos del patrono y/o la empresa.

El registro de la planilla se puede realizar de varias formas:

  1. Registro desde el formulario en RT virtual: Para planillas extensas se hace poco práctico.

  2. Utilizando el archivo de excel y luego de que este completo generar un archivo txt que es este el que se empleará para registrar la planilla del mes.

Importante:

  1. Siempre estar al pendiente de la fecha de presentación ya que sino se presenta en la fecha indicada el sistema registraría la última planilla presentada.

  2. La no presentación de las planillas puede afectar al personal nuevo ya que no estarían cubiertos por la póliza.

  3. Al renovar la póliza si no ha realizado exclusión de empleados puede que la empresa incurra en costos adicionales, ya que la renovación realiza un promedio de las 12 planillas reportadas y hace un ajuste ya sea a favor o encontrar.



 

Desea crear una empresa en Costa Rica y requiere asesoramiento para cumplir con las obligaciones patronales y trámites; entonces contáctenos a info@iylconsulting.com y con mucho gusto le ayudamos.


 

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